e-mail pada saat ini telah menjadi salah satu cara berkomunikasi yang populer, tapi dibalik itu apakah kita pernah bertanya bagaimana email tersebut bisa sampai ke teman kita ataupun sebaliknya!

Ya keadaan ini memang wajar…karena memang kita sebagai end user/pengguna biasanya hanya cukup tahu bagaimana menggunakannya tanpa harus tahu bagaimana alur/proses terjadinya pengiriman email…ya toh…!!!!!

Namun ada baiknya juga jika kita mengetahui bagaimana proses/cara kerja email yang biasa kita gunakan sehari-hari.

Menurut sumber : http://opensource.telkomspeedy.com/wiki/index.php/Gambaran_Umum_e-mail

“ Surat elektronik, Electronic mail, biasa di singkat dengan e-mail, email, atau dahulu eMail, adalah metoda merelay surat, mulai dari penulisan, pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan surat melalui sistem komunikasi elektronik. Istilah “e-mail” (sebagai kata benda maupun kata kerja) biasanya di maksudkan untuk sistem e-mail di Internet yang dikirim menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Dengan menggunakan e-mail kita dapat mengirimkan surat dengan cepat ke segala penjuru dunia dalam waktu beberapa detik saja. Yang lebih menarik, kita dapat berkumpul dengan banyak teman diInternet di tempat-tempat diskusi menggunakan e-mail yang biasa di sebut mailing list. “. Pengiriman pesan e-mail pertama kali dilakukan oleh seorang engineer yang bernama Ray Tomlinson, pada tahun 1971. Dimana Tomlinson membuat terobosan dengan berhasil mengirim message ke mesin/computer lain lewat internet

Pada gambar berikut di perlihatkan cara kerja sistem e-mail secara sederhana.

E-mail akan di kirim dari komputer Ani dengan alamat e-mail ani@a.id ke rekan Ani yang bernama Beno dengan alamat e-mail beno@b.id.

Pada gambar di perlihatkan urusan proses peniriman e-mail.

Langkah yang akan terjadi adalah sebagai berikut,

1. Ani (ani@a.id) menulis e-mail-nya di komputer menggunakan perangkat lunak untuk menulis e-mail, seperti, Thunderbird atau Evolution. Pada kolom To: di masukan alamat tujuan e-mail dalam hal ini beno@b.id. Tombol “Send” di tekan untuk mengirimkan e-mail ke mesin SMTP Server milik ISP A yang bernama smtp.a.id.

2. Setelah mesin smtp.a.id menerima e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id). Server smtp.a.id men-cek alamat e-mail tujuan (dalam hal ini beno@b.id). Mesin smtp.a.id membutuhkan informasi ke server mana e-mail untuk mesin b.id harus di tujukan. Untuk memperoleh informasi tersebut mesin smtp.a.id bertanya ke Name Server (NS) ns.b.id diInternet yang membawa informasi tentang domain b.id.

3. Mesin Name Server ns.b.id memberitahukan mesin smtp.a.id, bahwa semua e-mail yang ditujukan kepada b.id harus dikirim kepada mesin smtp.b.id.

4. Setelah memperoleh jawaban dari ns.b.id, bahwa e-mail harus dikirim ke mesin smtp.b.id, maka mesin smtp.a.id berusaha untuk menghubungi mesin smtp.b.id. Setelah mesin smtp.b.id berhasil di hubungi, mesin smtp.a.id akan mengirimkan teks e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id) ke mesin smtp.b.id.

5. Beno (beno@b.id) yang sedang menjalan perangkat lunak pembaca e-mail di komputer-nya akan mengambil e-mail dari server smtp.b.id. E-mail dari Ani (ani@a.id) akan terambil dan dapat di baca secara lokal di komputer Beno (beno@b.id).

Seluruh proses pengiriman e-mail ini akan memakan waktu beberapa detik saja, termasuk untuk mencapai tujuan di belahan dunia Amerika atau Eropa. Tentunya cara di atas bukanlah satu-satunya, cara lain yang banyak digunakan untuk mengirimkan e-mail adalah menggunakan perantara Webmail.

Prinsip kerja Webmail juga sama dengan apa yang di terangkan di atas, hanya saja perangkat lunak di sisi Ani berupa Web yang di akses melaluiInternet.

System e-mail terdiri dari dua server berbeda yang berjalan pada mesin server/computer server, yang satu disebut server SMTP (Simple MailTransfer Protocol), SMTP server meng-handle outgoing mail (pengiriman e-mail).

Dan yang kedua yaitu server POP3 ( Post Office Protocol) atau server IMAP (Internet Mail Access Protocol), dimana yang keduanya bertugas menangani incoming mail (surat masuk). Secara default SMTP server listen di port 25, dan POP3 listening di PORT 110, IMAP di PORT 143.